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2019.07.19

【タスク管理】便利アプリ「Trello」でディレクションが劇的に変わる!?

【タスク管理】便利アプリ「Trello」でディレクションが劇的に変わる!?

Webディレクターとなると複数の案件を同時進行している場合も多いですよね。複数案件を並行してこなす力も見せ所の一つではありますが、タスクの数が膨大になり管理が行き届かなくなることも事実。
タスク管理にはいろいな方法がありますが、今回は筆者が実際使用している管理ツール「Trello」をご紹介。本稿を参考に「Trello」を駆使し、タスク管理に一役買ってもらえれば幸いです。

「Trello」とはどんなツール? 

Trelloの特徴はタスク一つひとつを付箋に書き込み、それをカードとして登録、ボードに貼って管理していくということです。そして、付箋を貼り作業が進めば、次に貼っていくというように、ステータスの変化も直感的な操作とアナログチックな感覚で、あまり難しい感じもなく手軽に使えます。

よく、パソコンなどに付箋でToDoなどを貼っていくことがあるかと思いますが、それをもっとわかりやすく管理しやすい、デジタル版にしたようなイメージに近いかもしれません。

 

ディレクションを劇的変えてくれる!? Trelloの魅力 

ディレクションをする上でタスクが増え、全体のタスク数や誰にどのタスクを振るか、誰にどのタスクを振って、今はどんなステータスなのか?など本当に把握が大変ですよね。
これがTrelloを使うことによってディレクションが変わるかもしれません。このアプリの魅力を少しあげてみましょう。

 1.タイル式で直感的に扱うことができる
Trelloではタスクの一つひとつを1枚のカード(付箋)として扱いますので、数はいくらでも増やせ、手帳などに書いているタスク(予定)などもそのままカードとして登録できます。また、一つのカードに対し「タスクの詳細」「期限」・「関係メンバー」「ラベルを使った色分け」など様々な機能もついています。

さらにTrelloはチーム全体で共有できるので一つのタスクに対し、メンバーでコメントを使ったやり取りも出来ます。 



2.PCだけではなく、スマホ・タブレットからでも利用できる
基本的にはPCと同じように使うことができ、作ったボードやカードはスマホ・タブレットからでも利用できるので、外出先からの確認・ステータスの更新も可能です。



3.「Chrome」の拡張機能や「Power Up」機能でさらに便利になる 
またTrelloでは、外部のアプリケーションとの連携により便利な使い方をすることも出来ます。ブラウザをChromeにしてTrelloを使用すれば、Chromeのいくつかある拡張機能でより便利に使えます。

例えば、実際に私が使っている拡張機能として、タスクを自動的にガントチャート(進行管理表やスケジュール管理表などのこと)にできる「Elegant for Trello」
この機能を使うと、今までExcelやGoogleスプレッドシートなどで管理していたタスク期限などのガントチャートをTrelloだけで使えます
またExcelなどとは異なりWeb上なので、変更時もメンバーにリアルタイムで共有などができることも魅力の一つです。



さらに、外部アプリのDropboxやGoogleドライブなどのストレージサービスと連携させれば、データのやりとりなどにファイル置き場として設定することも可能です。



その他にも以下のような拡張機能もあります。


List Layouts for Trello



Trelloはデフォルトだと横にカードが並んでいきそれが増えるに従って、たくさん横スクロールしなければなりません。しかし「List Layouts for Trello」を使えば、段組みや縦一直線のレイアウトなどに変更できるので、より視認性も上がり使いやすくなります。


GMail to Trello



こちらは、Gmailの内容からタスク登録できる拡張機能です。普段からGmailを使っている方であれば、クライアントとのやり取りもすぐにタスク登録できます。

このように、カスタマイズ性が高く自分だけのオリジナルタスク管理を作ることも出来るTrello。その上、このアプリが最も魅力的である点は「無料」で十分に使えることです。
こちらには有料版もあるのですが、ほとんどの機能を無料で使えるので「有料版にする必要がない」といってもいいくらい、充実した機能になっています。

 

実際に使う手順 とは?

Trelloを実際に使って行く方法も紹介しておきましょう。

1.Trelloに登録
まずは「Trello:https://trello.com/」にアクセスし、画面の中央付近に「無料登録してはじめる」とあるので、こちらをクリック。



2.必要情報を入力
次に、「お名前」「メールアドレス」「パスワード」を入れます。ここで、Googleアカウントと連携させたい場合は「Googleアカウントでログイン」を選択すると、連携可能になります。



3.下の写真のようなボードが表示されれば登録完了
最初のボードで、「ToDo」・「作業中」・「完了」とリストが用意されています。「カードを追加」してタスクを入れて行くことが出来ます。



後は作業が進めば、「ToDo」から「作業中」に移動させ、終われば「完了」という流れになっていきます。



どんどんカスタマイズし、チーム用ボードや自分用のToDoボードと言った風に様々なボードを用意してタスクを整理出来ます。

 

まとめ

Trelloを使えば、今まで複雑だったタスク管理がとてもやりやすくなります。また、チームで共有もできるので全体のタスク把握にも繋がり、よりチーム間の連携や協力が得やすく、強固なものになるのではないでしょうか。

優れた拡張性で今後も外部アプリケーションとの連携も増えるかもしれません。そうすれば、さらに便利性がアップすることは間違いないでしょう。ぜひ、一度使ってみてはいかがですか。
 

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