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2017.04.20

【リモートワーカーで成功する人のコミュニケーション術 】第3回:メールでスムーズにコミュニケーションを図る方法

【リモートワーカーで成功する人のコミュニケーション術 】第3回:メールでスムーズにコミュニケーションを図る方法

自分のワークライフバランスにあった働き方ができるリモートワーク。一方で、クライアントの顔が見えにくく、コミュニケーションの取り方が難しいと感じているフリーランスの方も少なくありません。
今回は、「メール」についてです。もっとも利用されているコミュニケーションツールなだけに、注意しなければ不満やトラブルの原因になりかねないのがこのメールです。メールのやりとりにストレスを感じている方は要チェックです!

マナー以上のスキルが求められるリモートワーカーのメール術

前回、業務中のこまかいやりとりについては、チャットが有効というお話をさせていただきました。
ビジネスにおいてのメールには、マナーとして「相手の立場になる」ことが求められており、リモートワーカーが効率よく業務を行うのには向いているとはいいがたいと言えます。

相手のことを考えずに送ったメールによって、クライアントを不愉快にさせてしまい、委託終了を含めてのちの仕事に影響してしまうという場合も少なくありません。リモートワークを快適に続けていくために、リモートワーカーのメールには、マナー以上のスキルが求められるのです。
 

業務内容によってチャットとメールを使い分ける

メールを有効に使うために重要なのが、「何をメールで行うか」を自分と先方で、事前にしっかり決めておくことです。

業務でいちばんムダなのは、あとで確認しようとしたときに、それがどこにあるのか探す時間です。長引けば長引くだけ、自分も相手もイライラしてしまいます。
このような状況はチャットとメールを併用して仕事をしている場合、特におこりがちです。

チャットの中にも、「チャットワーク」など、やりとりしたファイルがフォルダに振り分けられるものもあります。
先方とファイルのやりとり含め、facebookのメッセンジャーをメインに使っているという人は、メールを使う必要はないのではと思うかもしれません。

しかし、一般的に、企画書や仕様書、画像などのファイルの受送信、また、長文のやりとりについては、メールが適していると考えている人のほうが圧倒的に多いのが現状です。
また、普段はチャットツールを使っていても、ボリュームの大きいデータのやりとりには、クライアントからメールを使うよう指示される場合もあります。
日本のビジネスの現状では、メールを使わないで仕事をする、というのは不可能でしょう。

「探したいときに、どこにあるのかわからなくなってしまう」
「それによって、相手に対してイライラしてしまう」
という状況を避けるためにも、たとえば、
・3MB未満の添付ファイルはメールで、
・大容量ファイルのダウンロードURLはチャットで、

などと決め、相手と共有しておくとスムーズです。

一番よくないのが、自分がチャットを使えない環境だったりして、その場しのぎで、「これはチャットで送る」「これは、メールで送る」とコロコロと変えること。
リモートワークは、場所を選ばず、自由に働きやすい環境をつくれることが利点のひとつです。でも、それが相手に感情的な要素を含め、不利益を与えてしまうようであれば、継続も難しくなってしまいます。
 

メールにはすぐわかるタイトルを付ける

メールのやりとりでもっとも注意しなければいけないのが、タイトルのつけ方です。
「わかりやすく、読まずに見ただけでも内容がわかる」ということがメールのタイトルの基本中の基本。それは、上で紹介した、「探したいときにどこにあるのかわからなくなってしまう」という事態を避けることにもつながります。

メールは画面の中で探します。タイトルが明確であれば、簡単に検索でき、ストレスがかかりません。
送信者で検索をかけたときに、タイトルが不完全だと、一通一通開かなければいけなくなってしまいます。その手間は、相手に、「時間の搾取」を感じさせてしまうのです。

わかりにくいタイトルの最たるものが、3つあります。

まず、挨拶
・ご連絡ありがとうございます
・先ほどは失礼いたしました

メールは、チャットなどでやりとりをしたあと、しばらくしてから確認する場合もあります。
チャット直後に送るからいいじゃないかと思う人もいるかもしれませんが、数日後に改めて検索する場合を考えると、このタイトルでは本文の内容がわからず、不適切です。

また、
・〇〇です
・〇〇でございます
自分の名前を書く人がいますが、名前は、メールの受信画面の送信者欄に必ず表示されるもの。ふたつ並べる必要はありません。
たまに送信者欄がアドレスが表示される設定になっている方もいるから相手にわかりにくいかも、という心配りのつもりであるなら、タイトルの前、もしくは後ろに「【○○】」や「/○○」と名前を付ければ十分です。

・資料添付の件
・お電話でご指示いただいた件
こうしたあいまいな表現もNGです。
日付や固有名詞を入れて、どの案件のことなのか絞り込んでタイトルにする。また、件名の先頭には【展開】【お返事お願い】など、相手にしてほしい行動や、目的を書くのがベターです。

メールをデスクではなく、外出先で数秒のうちにチェックする人もいます。タイトルで内容がわかれば、すぐ返事をしてもらえる可能性が大きくなります。メールのタイトルを明確にすることは、相手にストレスを与えないというだけでなく、自身の仕事の効率にもつながります。
 

メールでケンカしない方法

メールは「感情が伝わらないツール」と言われています。
「~してください」「至急お願いします」など、丁寧語を使っても、なんだか上から目線のキツイ印象を与えてしまう。ソフトな表現をお覚えておくのも有効です。

役に立つのは「恐れ入りますが」という「問いかけの末尾」です。
たとえば、「企画書を送ってください」というときにも、「恐れ入りますが、企画書をお送りいただいてもよろしいでしょうか」のほうが、同じこと言っているのに、後者のほうがやわらかく感じないでしょうか。

自分が送ったメールを相手が読んだとき、心象を悪くしてしまったら、仕事が滞ってしまいます。メールを丁寧にするというのは、好印象を与えるマナーと捉えられがちですが、それ以上の必要性があるのです。

一方で、注意してほしいのが「お忙しいところ申し訳ありませんが」という一文の使い方。
これは、一度もらったデータを再送してもらう、一度聞いたことをもう一度聞くなど、通常業務に加えてこちらの不備によって相手に対して手間をかけさせる場合にだけ使う言葉としたほうがよいでしょう。
毎回、「お忙しところ~」と書かれると、「急かされている気がして不快」「忙しいからできないのかと、責められている感じがする」と評判がよくありません。小さなことですが、心に届めておくと、仕事相手との関係をスムーズにしながら仕事が進められますよ。


【リモートワーカーで成功する人のコミュニケーション術】
第1回:電話とメール、チャットツールの使い分け
第2回:レスポンスでの注意点
第3回:メールでスムーズにコミュニケーションを図る方法
第4回:契約書を取り交わすときの注意点

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