YU-Create-Lab for Web Creator Webクリエイター・Webデザイナー向けの優クリ-Lab

2017.07.06

【リモートワーカーで成功する人のコミュニケーション術 】第5回:googleスプレッドシートを味方につける

【リモートワーカーで成功する人のコミュニケーション術 】第5回:googleスプレッドシートを味方につける

自分のワークライフバランスにあった働き方ができるリモートワーク。一方で、クライアントの顔が見えにくく、コミュニケーションの取り方が難しいと感じている人も少なくありません。この連載では、“ストレスを感じることなくリモートワークに取り組める環境づくり”を目的に、ディレクションの立場にいる筆者が、実際の現場の声をまじえて“しっかり稼げる”コミュニケーション術を紹介します。
今回は、リアルタイムに情報共有が可能なgoogleスプレッドシートの活用法についてです。

Excel知識で使えるgoogleスプレッドシート

『スプレッドシート』とは表計算とシミュレーションに使うソフトのことで、マイクロソフト社のExcelが有名ですよね。
今回取り上げる『googleスプレッドシート』とは、googleが提供しているWebアプリです。Googleのアカウントを取得すれば、ドライブの中から選択、無料で使うことができます。

googleスプレッドシートの表計算機能や主な関数はExcelとほぼ同じです。そのため、Excelの知識がある人なら、Excelでできる基本的な操作は問題なく行えます。

googleスプレッドシートのファイルはオンライン上に保存されます。だから、インターネットに接続できる環境さえあれば、どこからでもアクセスが可能です。
また、専用アプリをダウンロードすれば、パソコンだけでなく、スマホやタブレットからも閲覧、更新作業ができます。最新版では、設定すればオフラインでも使うことができ、ますます便利になっています。
 

複数のメンバーで閲覧、編集できる

リモートワーカーにとって、このgoogleスプレッドシートのいちばんのメリットは、ひとつのドキュメントを他のメンバーとネット上で共有できるという点にあります。
どこにいても、各々の端末から、それぞれが同じファイルを閲覧できます。
また、編集権限が付与された人は、編集も可能です。アクセスしている人は、アイコンで表示され、誰がどのセルを変更したかもわかります。

つまり、googleスプレッドシートを使えば、メンバーとメールでデータファイルのやりとりをする中、お互いが修正、更新しているうちに、どれが最新のファイルだかわからなくなってしまう、というトラブルがなくなるのです。
 

同時に複数で編集できる

また、googleスプレッドシートは会議中にも活躍します。

ファイルを共有し、同時に開いてさえいれば、お互いに同じファイルを見て、その場で指摘したものを全員で編集、修正しながら会議が進められるからです。「戻って修正し、あとで展開する」といった時間をムダにする状況も皆無。共同作業が可能になることで、効率が格段にアップします。

会議中にひとりが編集・修正したものを改めてサーバやメールで展開して、各々がそれを開いて、確認して……。googleスプレッドシートを使えば、こういう手間はもう必要なくなるのです。
 

タスク状況もリアルタイムで共有できる

googleスプレッドシートは、タスク管理にも有効です。

管理表を作成して全員に編集できる権限を付与すれば、リモート状況であっても、それぞれの作業がどう動いているのか、アクセスさえすれば簡単に把握できます。
「あれはどうなっている?」といった確認のやりとりが不要になるので、ストレスなく作業が進められます。

また、誰かがスプレッドシートに追加入力をしたら、いちいちメールや電話で展開せずとも、メールで自動通知してくれる機能や、データにパスワードを設定できるセキュリティシステムも充実しています。
アドオンを利用すれば、データの一部をメールの本文に貼り付けて送ったり、電子印を押印したりという機能拡張も可能です。

googleスプレッドシートは、リモートワーカーにとって、テレビ電話、チャット通信とともに、円滑なコミュニケーションを実現させる三種の神器ともいえるもの。無料であるということ、アカウントさえ登録すればインストールが不要という点からも、導入はしやすいと思います。
チーム内でぜひ活用してみてください。
 

Recommend この記事を読んだ人はこんな記事も読んでいます

【扶養内で働く】インタビュー編No.2~扶養内で働いている女性デザイナーたちに聞きました

2016.10.12

【扶養内で働く】インタビュー編No.2~扶養内で働いている女性デザイナーたちに聞きました

■今の働き方を選んだ理由―扶養内で働いている理由はなんでしょう?Bさん:夫は正社員なので、子育てや家事のほとんどを私が担当しています。また、子どもがまだ5歳で手がかかるので、両立するのに無理のない範囲で働こうと思い、仕事は週3回だけ働...

Webクリエイターインタビュー 第4回:座談会~雇用形態でどう違う?~

2016.09.29

Webクリエイターインタビュー 第4回:座談会~雇用形態でどう違う?~

【参加者】Aさん 35歳 男性 エンジニア・プロジェクトマネージャー 大学卒業後、IT関連会社に就職。3年後に転職し現在に至る。正社員。Bさん 30歳 女性 Webプロデューサー 大学卒業後、IT関連会社に就職。2年後に退職し、派遣社...

Webクリエイターインタビュー 第3回:フリーランスディレクターはママさん

2016.09.15

Webクリエイターインタビュー 第3回:フリーランスディレクターはママさん

――1日のお仕事のスケジュールを教えてください。打ち合わせなどで外出する日もありますが、それは全体の10%ほど。作業のほとんどを在宅で行っています。上の娘2人は幼稚園とその延長保育、一番下の娘は家で見ながら、打ち合わせの時だけ母や一時...

Webクリエイターインタビュー 第2回:なぜ派遣という働き方を選んだのか?

2016.09.08

Webクリエイターインタビュー 第2回:なぜ派遣という働き方を選んだのか?

――学生時代からクリエイターを目指していらっしゃったんですか?もともとは、編集者志望でした。大学卒業後に求人雑誌を作っている出版社に就職して、2年ほど求人広告の製作に携わりました。その間に出版全体を見ることができて、広告制作のデザイン...

【扶養内で働く】インタビュー編~扶養内で働いている女性デザイナーたちに聞きました

2016.09.06

【扶養内で働く】インタビュー編~扶養内で働いている女性デザイナーたちに聞きました

■今の働き方を選んだ理由―どのようにして今の働き方になりましたか?Aさん:もとはSEでした。昼も夜もないような生活で、結婚を機に退社してしまいました。夫の転勤にともない、どこに引っ越しても仕事ができて、より自分の関心のあるデザインを仕...

Webクリエイターインタビュー 第1回:正社員で働くのも会社次第

2016.09.01

Webクリエイターインタビュー 第1回:正社員で働くのも会社次第

――これまでのお仕事の内容を教えてください。新卒で入社した企業では、サーバーサイドのエンジニアをしていました。プログラムを作成して実行したり、データを管理したりといった業務です。当時は若くて体力もあったので、朝も夜もなく働いていたとい...